Las oficinas siempre han necesitado de herramientas mobiliarias para organizar todo tipo de documentos. En las oficinas se manejan cantidades grandes de información, ya sea de clientes, estadísticas de la empresa, proveedores, proyectos planeados, proyectos realizados, entre otros. Considerando esta necesidad de organización, se crearon los ficheros de oficina.
Si no conoces los ficheros de oficina o estás buscando conocer más información sobre ellos, has llegado al lugar indicado. En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre los ficheros de oficina, desde qué son estos ficheros, para qué se utilizan, hasta varios ejemplos típicos de ficheros de oficina que se suelen utilizar.
¿Qué son los ficheros de oficina?
Los ficheros de oficina, son mobiliarios que tienen el tamaño exacto para colocar documentos, archivos o carpetas con información en general. La información colocada dentro de los ficheros de oficina, varía dependiendo de la empresa de la que se trate.
La particularidad de los ficheros de oficina, es que el formato de este tipo de mobiliarios suele cambiar. Hoy en día puedes encontrar ficheros en formatos de gavetas delgadas, ficheros de oficina de estantes, entre otros.
¿Para qué sirven los ficheros de oficina?
Los ficheros de oficina sirven para organizar una gran cantidad de información que se suela manejar en la oficina. Estos permiten organizar listas de productos, clientes, proveedores, proyectos, entre otros. Al utilizar un fichero de oficina, las distintas empresas pueden realizar rápidamente cualquier búsqueda de información, sin necesidad de estar buscando archivo por archivo o carpeta por carpeta.
Para organizar los ficheros de oficina, se suelen organizar las fichas, carpetas o documentos por orden alfabético. El criterio a utilizar suele ser el nombre de la empresa, nombre del producto, nombre del proveedor, entre otros. Dependiendo de la funcionalidad del fichero, se organiza el criterio según se desea.
Ejemplos de ficheros de oficina
Para que puedas entender fácilmente los ficheros de oficina y tengas una idea clara de qué son, te traemos algunos ejemplos. Estos varían usualmente en el formato del diseño del mobiliario, por lo que podrás ver qué tipo de fichero se te suele hacer más cómodo para tu oficina.
Ficheros de oficina con estantes
Los ficheros de oficina con estantes, son unos de los más utilizados para organizar carpetas en los que se coloquen registros pasados, proyectos, entre otros. Cuando se necesitan utilizar carpetas de gran tamaño para llevar información de la oficina, se suelen utilizar estos ficheros.
Ficheros de oficina portátiles
Una opción particular y poco común, son los ficheros de oficina portátiles, que suelen tener un diseño metálico. Este tipo de ficheros permiten colocar documentos y suelen usarse cuando no es necesario almacenar grandes cantidades de información en simultáneo.
Ficheros de oficina con gavetas
os de oficina con sistema de gavetas, suelen ser de los más utilizados para almacenar información de clientes, proveedores, entre otros. Este tipo de ficheros, permite organizar carpetas con documentos de una empresa, cliente o algún otro, pudiendo organizar todos los documentos en las gavetas por orden alfabético.
En estos ficheros, permiten dividir las gavetas en letras, para manejar más volumen de archivos. Cuando una gaveta no es suficiente, se pueden colocar varios muebles de ficheros juntos, dividiendo las letras tanto como sea necesario para organizar la información.
