Te mostramos los tipos y ejemplos para una Ficha de Proveedores. Descubre como rellenarla correctamente de forma rápida.
Ficha de Proveedores
De los elementos más importantes que tiene que tener un autónomo o administrador de empresa, es la ficha de proveedores. Tiene un papel fundamental. No es solo por el hecho de ser un requerimiento legal, sino por tratarse de una herramienta realmente útil para la gestión de información, sobre todo cuando ideamos un negocio nuevo.
Ciertamente conseguir alguno de los mejores proveedores para una empresa, sin importar el tamaño de la misma puede ser difícil. Pero resulta aún más complicado gestionar y controlar todo lo que tiene que ver con la relación con los mismos con la empresa y los productos o materia prima que distribuyen.
La solución (o al menos parte de ella) resulta ser la utilización de fichas de proveedores, especialmente diseñadas para guardar de forma eficiente todos los datos que se consideren necesarios. Pero hacer o conseguir una buena ficha de proveedores también comprende un esfuerzo que francamente no es desestimable.
En esta oportunidad voy a hablarte de las fichas de proveedores. Que son y cómo se llenan, que información deberían albergar y también la posibilidad de automatizar este tipo de procesos por medio de software especializado. Las fichas de proveedores son indispensables y es lo que a continuación te voy a demostrar con creces.
¿Qué es la ficha del proveedor?
Una ficha del proveedor no es más que un tipo de ficha o tarjeta especialmente creada para contener datos que identifiquen de forma oportuna y eficiente a los proveedores que trabajan con la empresa. Es decir, un documento en el que se indican los datos del proveedor y los productos o servicios que ha prestado.
En principio hay que decir que se trata de un documento que se relaciona de forma directa con el departamento o sector de compras de la empresa. Es así ya que funge como un instrumento con el que cualquier trabajador de la empresa puede llevar un seguimiento de las compras que la misma ha realizado.
Cuando se trata de pequeños negocios o emprendimientos, de primera mano puede parecer innecesario el uso de fichas para proveedores. Sin embargo, a medida que la empresa va creciendo y más trabajadores se ven involucrados en los procesos de recepción de insumos y servicios se nota la necesidad de normalizar el proceso.
Tener que llevar un registro mental de toda la información relacionada con los proveedores es más que impráctico, peligroso y hasta va en contra de normativas legales. El hecho de disponer siempre de datos precisos obtenidos de un control normalizado facilita mucho la elección de proveedores, producto o servicios cuando sea necesario.
Las fichas de proveedores pueden hacerse y llenarse en papel o bien pueden automatizarse mediante un proceso mediante el que se combinan elementos de hardware y software desarrollado expresamente para tal fin. De cualquier modo, la ficha de proveedores siempre debe estar presente.
¿Cómo se llena una ficha de proveedores?
El proceso de llenado de una ficha de proveedores puede variar grandemente dependiendo de la naturaleza de la empresa que tiene la relación con el proveedor. No hay una obligatoriedad en lo que a como se llena la ficha respecta.
Quienes apenas empiezan con negocios pueden optar por llenar las fichas en cuestión de forma manual. Es decir, con la ayuda de lápiz o bolígrafo y una forma donde solo haya que rellenar los datos correspondientes a los datos que se busquen conocer. Cuando se trata de un solo proveedor que suministra sus servicios cada cierto tiempo el proceso puede ser lento y seguro.
En ambientes de trabajo mucho más ajetreados se hace necesario conseguir mejores formas de llenar las fichas. Las pequeñas y medianas empresas pueden hacerse con herramientas que les permitan introducir de forma manual pero electrónica los datos en un formulario de ordenador.
Entornos de trabajo más avanzados donde se trata con distintos proveedores varias veces al día pueden requerir métodos de recopilación más modernos. Puede utilizarse hardware y programas que automáticamente registren cada una de las compras y puedan almacenar la información que se considere necesaria.
Como puedes ver, aunque hay soluciones inteligentes para las fichas de proveedores no es del todo necesario siempre hacerse con estas. En lo que respecta al contenido de cada una de estas fichas, es otra historia de la cual un poco más abajo te voy a estar comentando de forma detallada.
¿Qué debe contener una ficha de proveedores?
Una ficha de proveedores tiene que contener una serie de información importante que no puede faltar bajo ninguna circunstancia. Por otra parte, otros datos pueden ser algo menos necesarios aunque igualmente bastante útiles. Sin más que agregar, aquí están los datos que considero deben estar presentes en cualquier ficha de proveedores.
Datos del proveedor
Sin duda lo primero que tiene que aparecer en los campos a rellenar dentro de la ficha en cuestión son los datos del proveedor con el que se transa. Pero no solo se trata de datos personales con los que se pueda identificar a la empresa que presta el servicio, se trata de datos fiscales muy necesarios.
Son todos esos datos que siendo únicos permiten identificar ante la fiscalidad a la empresa que funge como proveedora. Entre otros, los datos que tienen que estar presentes son la razón social, la dirección, el NIF y en nombre.
Información de contacto
Ciertamente en este punto no es necesario extenderse tanto con la información que se recaba. La ley no exige que se consiga demasiada información a este respecto, pero si tienen que estar presentes los más actualizados que se puedan para que posteriormente puedan ser consignados ante instituciones fiscales.
Principalmente hay que tener dentro de la ficha una casilla donde se puedan introducir el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Es una de las mejores maneras que tienen para establecer comunicación con un proveedor ante cualquier situación que lo haga necesario en el tiempo.
Productos, servicios y sus precios
Una ficha de proveedores tiene que tener una sección bastante amplia en la que se pueda especificar de forma muy clara y precisa cuales son los productos y servicios que la empresa ha recibido de los proveedores. Es una de las partes más importantes que hay.
Del mismo modo, la sección tiene que esta complementada por otra contigua en la que se pongan los precios de los productos o servicios. También es muy importante que dentro de la ficha se pueda identificar si se ha hecho algún tipo de descuento en el precio de compra.
Datos de pago
Recuerda que ante todo se trata de una operación de compra y venta, en la que el proveedor tiene que recibir una compensación monetaria por razón de sus productos o servicios. Dentro de la ficha de los proveedores tiene que haber una sección en la que se pongan los datos bancarios de cada proveedor.
Ello tiene una intención tanto fiscal como informativa, donde se pueda visualizar cómodamente los datos de la cuenta a la que se tiene que realizar el pago. Puede haber distintos métodos de pago aceptados según el país, por lo que se tiene que tomar en cuenta.
Facturas y movimientos de cuenta
En el caso de tratarse de proveedores con los que se tiene una relación de hace tiempo, es bastante conveniente indicar entregas y salidas que estén pendientes por realizarse. No siempre se puede hacer de forma adecuada, pero cuando está presente es bastante provechoso.
En lo que a las facturas respecta, es una gran idea poder introducir los datos de la factura dentro de la ficha del proveedor. Una de las mejores razones tiene que ver con el hecho de evitar pérdidas en los documentos y además malos entendidos con los propios proveedores.
Deudas contables
Hay muchos proveedores que ofrecen a sus clientes líneas de crédito con las que llegan a fidelizar a buena parte de quienes proveen de productos o servicios. Generalmente se trata de los proveedores más grandes, aunque también sucede en el caso de proveedores medianos y pequeños.
En tales casos resulta de vital importancia incluir las deudas que la empresa tiene con los proveedores, incluso si no está clara la fecha de pago. Para la razón de llevar algunos de los registros más completos, incluir las deudas que se tiene con el proveedor es sumamente provechoso.
Clasificación del proveedor
Esta es una consideración francamente optativa, ya que no es del todo necesaria para poner en la ficha de proveedores que buscas hacer. Sin embargo, es un dato que puede ayudar mucho si lo que quieres es tener todo en orden siempre y conseguir la clasificación que deseas.
Cada empresa puede clasificarlos de formas distintas, pero ciertamente pueden organizarse en: Proveedores de servicios, Proveedores de bienes y Proveedores de recursos. Este simple dato puede hacer mucho más sencillas tareas posteriores de auditoria o revisión de los documentos. Pero tal y como dije, es un dato accesorio que no siempre se necesita.
Una ficha de proveedores tiene que llenarse en el momento oportuno con la intención de que ningún dato se pierda o se acote de forma incorrecta. Quienes estén dispuesto a invertir un poco de dinero para conseguir un sistema automatizado pueden hacer más sencillos muchos de los procesos.
Descargar dicha de proveedores PDF
Puedes descargar aquí un ejemplo o plantilla para este tipo de ficha que te puede ser util.
Ficha de proveedores en Excel
Uno de los tipos más básicos de fichas de proveedores que pueden hacerse son las de Excel. Esta es sin duda alguna una herramienta formidable, que puede venir muy bien a la hora de recopilar una buena cantidad de datos del proveedor y cualquier otra clase para otros procesos.
Tiene ventajas evidentes, así como desventajas que se hacen mucho más marcadas cuando se trata de empresas grandes. Son fáciles de hacer, de la forma que sea más conveniente e incluso pudiendo ser copiadas de modelos que se encuentran en la red. Para comenzar, una ficha hecha en Excel puede ser la solución.
Ficha de proveedores Mercado Público
La ficha de proveedores es sumamente útil desde el punto de vista legal y también desde el punto de vista práctico. Sin importar casi nada, ni siquiera el tipo de empresa o su naturaleza una ficha de proveedores se presenta como requisito obligatorio para algunas actividades económicas de las empresas.
Para incursionar en Mercado Publico hace falta generar esta serie de fichas con la intención de conseguir normalizar la gestión de los proveedores. En mercado público se pueden conseguir todos los proveedores que se necesiten, pero la ficha de proveedores no puede faltar por casi ninguna circunstancia.
Ficha de PROVEEDORES llena
Contar con un ejemplo de un ficha de proveedores llena es una de mayores ventajas que se les puede dar a los administradores de una empresa y a los trabajadores que van a tener que estar en contacto con estas la mayor parte del tiempo. En la parte de compras, una ficha de proveedores llena debe estar presente.
Ficha de proveedores contabilidad
Desde el punto de vista de un profesional de la contabilidad, la ficha del proveedor es una pieza fundamental con la que se pueden verificar las operaciones de compra que se han realizado. Proveen de información valiosísima que habla de los estados financieros de la organización.
Ficha de proveedores OSCE
Por su parte, la OSCE ha dispuesto de un modelo de ficha única de proveedores de la que pueden hacer uso todos los administrados de empresas, pequeños negocios o cualquier actividad económica. Ante las dudas se puede utilizar el modelo en cuestión y salir de situaciones problemáticas.
Ficha técnica de proveedores
La información técnica que se puede recabar con estas fichas es necesaria para garantizar la integridad de buena parte de los procesos dentro de la organización. La ficha técnica tiene que ser rellenada cuanto antes con razón de no perder ni siquiera una fracción de los datos que se manejan.
Ficha de control de proveedores
En ninguna actividad comercial cabe la menor duda de que es necesario tener fichas de proveedores con el fin de controlar la trazabilidad de cada insumo que es adquirido y que se utilizara en cualquier parte de los procesos. La ficha de control puede evitar pérdidas, facilitar procesos y en general evitar muchos dolores de cabeza.
Comprar Fichas Genericas
Si deseamos tener un formato de fichas generico y con buen diseño podemos comprar online varias opciones. Un producto barato y práctico para unificar nuestra documentación.
