Al momento de realizar préstamos de libros o de algún otro tipo de bien, es importante llevar un registro. Las fichas de préstamo, son algunas de las que más se han utilizado en años anteriores e inclusive, hoy en día, siguen siendo bastante populares. Especialmente en bibliotecas y todo tipo de lugares donde se realizan préstamos de libros, herramientas o cualquier otro artículo.
¿Qué es una ficha de préstamo?
Se diferencia de todas las fichas. Es un registro escrito, donde se permite registrar toda la información relacionada al préstamo de algún artículo. Estas se pueden utilizar para registrar el préstamo de libros, herramientas de reparación, limpieza y muchas más. Sin importar de qué tipo de lugar o ambiente se trate, cuando es necesario prestar algún bien o artículo, las fichas de préstamo pueden ser muy importantes.
Este tipo de fichas, se puede colocar en el artículo que se presta o se deja en el lugar que realiza los préstamos y recibe de vuelta los artículos. Inclusive, la metodología más utilizada, es tener un registro doble, copiando la información tanto en la ficha de préstamo en el artículo, como en una ficha externa o un libro de registro de préstamos. Pudiendo así respaldar y mantener segura la información del préstamo.
Una de las mayores ventajas de las fichas de préstamo, es que son sumamente fáciles de hacer y son extremadamente útiles. Estas permiten que nunca se olvide a qué persona se le están prestando los artículos, cuándo se las llevó e inclusive cuándo las tiene que devolver.
Para hacer una ficha de préstamo, tan solo debes decidir si deseas hacer este registro de forma digital o en físico. En caso de ser en físico, tendrás que imprimir la ficha y luego colocarla en el producto o si deseas, guardarla en el lugar donde la tengas como parte del registro.
En el caso de hacer una ficha de préstamo en físico, siempre es recomendado reforzarla con un material duro como cartulina, cartón o similar. También se puede considerar colocar un sobre dónde almacenar esta. En caso de hacer el préstamo con la ficha digital, se puede enviar una copia a quien se le presta, para que tenga la información y no se le olvide cuándo debe devolver el artículo que tomó prestado.
¿Qué datos de llevar una ficha de préstamo?
La ficha de préstamo debe tener todo tipo de datos importantes referentes al artículo, herramienta o bien que se preste. Algunos de los más importantes, son los datos de la persona que se lleva prestado el artículo, datos del encargado, fecha de préstamo y devolución, datos del artículo, entre otros. A continuación te explicamos cada uno.
Datos de la persona que solicita el préstamo
Uno de los primeros aspectos y el más importante, es anotar los datos de quién toma prestado el artículo. Pudiendo así asegurar que se conoce quién tiene presentemente el artículo que se ha prestado. Estos datos pueden variar depende del ambiente.
En caso de que se trate de una biblioteca, el nombre y número de afiliación será más que suficiente, si es una universidad, también se puede anotar el número de carnet o algún dato similar. También se puede anotar el número de identificación personal (documento legal) o cualquier otro dato relevante.
Datos del encargado o responsable
En ocasiones, el préstamo lo realiza una persona encargada y puede que este sea un dato importante al momento del préstamo. Si es el caso, se debe anotar este dato, de tal manera que cualquier que revise el registro, sepa quién realizó el préstamo. Esto puede ser especialmente importante, si se trata de un lugar donde los préstamos se realizan con permiso del encargado.
Fecha de préstamo
Para conocer desde cuándo el artículo se ha prestado, es importante registrar la fecha en la que se prestó. De esta manera, si hay algún inconveniente, se puede revisar qué día se registró la información, para solucionar cualquier problema que surja.
Fecha de devolución
La fecha de devolución es esencial en aquellos lugares con préstamos temporales, en el que se deba retornar el artículo en una fecha límite. Esto sucede con los libros y todo tipo de artículos, sobre todo cuando el tiempo que se pueden solicitar, depende del tipo de artículo. Por lo que la persona que lo tiene que devolver, puede revisar esta información en caso de no recordarla.
Datos del artículo prestado
Es importante registrar en la ficha de préstamo, toda la información relacionada con el artículo. En caso de ser un libro, puede ser suficiente el ISBN e inclusive un número interno de la biblioteca. Depende del bien que se preste, también se pueden anotar características como color, número de serial y otros datos del artículo prestado.
Realizar una ficha de préstamo es muy sencillo, sin embargo, si no deseas realizarla, aquí te traemos unos formatos que puedes simplemente llenar. Estos puedes imprimirlo si deseas realizar la ficha en físico o puedes llenarlo con la información en digital, para realizar el registro de préstamo de artículos.
En Word
Las fichas de préstamo para llenar, se pueden realizar con la barra de herramientas de desarrollador. De esta manera se pueden proteger los campos de información que no se deben cambiar y se permite únicamente colocar datos en las secciones vacías.
Los archivos PDF, permiten realizar un documento estilo formulario, el cual se pueden colocar áreas para llenar información y luego imprimirlo o guardarlo. Estas se pueden realizar en Word y luego guardar a PDF o encontrar para descargar.
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