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Tipos de fichas

Ficha de cliente

Cada empresa o negocio es susceptible a perder el control de la administración de su mercancía, servicios y clientela, si es que no se emplean los métodos idóneos para mantener una plena marcha. En este sentido, el uso de plantillas, formularios y listas es fundamental para que cada empleado esté al tanto de los cambios en la empresa.

En el caso de la organización de la nueva clientela, emplear herramientas como fichas facilitará el proceso de facturación, además que, en caso de presentarse algún problema con el pedido o compra, se puede encontrar el cliente en cuestión y solventar rápidamente.

Además de beneficiar al negocio a nivel logístico, crear fichas de clientes hará sentir a cada nuevo usuario mucho más confiado de los servicios de tu empresa.

Si estás comenzando a difundir tu nuevo emprendimiento y quieres hacer las cosas correctamente para obtener un buen número de ventas y clientes, aquí te facilitaremos esta práctica herramienta de las fichas de clientes.

¿Qué es una ficha de cliente?

Una ficha de cliente es un documento único que cada tienda o negocio realiza con la llegada de un nuevo comprador o cliente fijo. Este guarda una serie de datos personales y de contacto.

Además de ser un documento formal de compra, la ficha de cliente tiene una función más personal y que es muy aprovechada en el marketing: atraer al usuario a través de la confianza y fidelidad de servicios. La ficha permite mayor confiabilidad entre la tienda y comprador, garantiza fluidez en la relación y por ende, asegurar muchas más adquisiciones de su parte.

Claro que para gozar de las utilidades y beneficios que proporciona la ficha de cliente, es fundamental saber realizarla. No bastará con llenar el formulario una sola vez, sino que debe estar en constante actualización para que la relación con el cliente se mantenga.

Muchos negocios hacen uso de los datos contenidos en las fichas para llegar a los clientes con propuestas atractivas, con tal de asegurar su preferencia en la tienda: ofertas, promociones, descuentos, sorteos, beneficios para clientes fijos, entre otras estrategias de marketing. Así, en caso que el cliente quiera realizar otra compra, no habrá necesidad de volver a solicitar los datos.

En la ficha también se contienen las compras ya realizadas y que productos son de su preferencia. Esto te permitirá actualizar tu inventario con productos o servicios que sean solicitados por el mismo, asegurando su permanencia como comprador.

¿Cómo hacer una ficha de cliente?

La estructura de la ficha de cliente debe ser legible, de manera que el comerciante o empleado pueda organizar y hacer consultas a la ficha sin posibilidad de errores.

Puedes realizarla a partir de una plantilla en Excel o Word. No obstante, te recomendamos seleccionar con anterioridad cuáles serán los datos incluidos. Si necesitas una guía sobre el contenido de la ficha de cliente, a continuación, te la facilitamos.

¿Qué datos debe de llevar una ficha de cliente?

Como te resaltamos, la ficha de cliente debe incluir datos que faciliten la ubicación o contacto del usuario. Esta no debe ser, necesariamente, muy extensa, sino que contenga los datos que sean de utilidad, ya que, independientemente del formato de ficha que elijas (impresa o digital), esta debe ser visualmente legible y que sea fácil de consultar.

En este orden de ideas, hemos de destacar 3 tipos de datos indispensables en la ficha de cliente:

Datos básicos

La data personal es la más importante para identificar cada ficha. Esta debe contener los datos de identificación del cliente, como su nombre y apellido o denominación, en caso de ser una compañía. También hay que incluir algunos datos de locación, como la dirección postal, lugar de trabajo, número de teléfono, correo electrónico, redes sociales y también, el método de pago preferido, si es que el negocio tiene varias vías.

Datos opcionales

En la ficha de cliente, es recomendable dejar algunos espacios para anotar nuevos pedidos. Estos datos pueden abrirse para escribir fechas de los pedidos, fecha en que se han comunicado con la empresa para hacer solicitud de un nuevo producto o algunas recomendaciones sobre la nueva mercancía de la empresa.

Datos bancarios o comerciales

También denominado como histórico de transacciones. Será el espacio en la ficha dedicado a la anotación de las operaciones comerciales (compra venta) que el cliente ha realizado a la empresa Este puede ser organizado de manera mensual, trimestral o anual.

Formato de ficha de cliente para llenar

Para facilitarte las cosas, te adjuntaremos unos modelos de fichas de clientes que solo tendrás que imprimir y usar para guardar los datos de todos tus clientes. No obstante, en caso que quieras explotar un poco tu creatividad y ajustar la plantilla a tu gusto, también te brindaremos un archivo editable.

En Word

En el software es muy sencillo realizar una ficha de cliente. Puedes emplear tablas para escribir cada data y una vez terminado el archivo, guardar e imprimir. Microsoft Word permite la facilidad de personalización, incluir el logo de tu empresa, una marca de agua, entre otros elementos.

Descarga el formato en Word AQUÍ.

En PDF

Si quieres guiarte de un modelo de ficha de cliente, o no tienes mucho tiempo de sobra para realizar una desde cero, en internet hay muchos modelos que contienen los datos que previamente explicamos. Solo te bastará con verificar si esta contiene los campos que quieres incluir e imprimir. Aquí te adjuntamos un modelo de utilidad.

Descarga el formato AQUÍ.