Ficha de conferencia

La ficha de conferencia, también conocida como ficha del conferencista es el documento encargado de proporcionar información detallada de una ponencia o foro. Se realizan con anticipación a la fecha de la conferencia, permitiendo una mejor organización de la misma.

Si estás preparando una ponencia importante, es necesario que realices una ficha de conferencia y así tener un orden claro de cómo llevar a cabo tu presentación. Hoy te enseñaremos todo lo que contiene este tipo de ficha y la forma de elaborarla.

Ficha de conferencia: ¿Para qué sirven?

Las fichas de conferencia no solo son un apoyo para el conferencista, sino para todo el personal que se encarga de preparar la conferencia. Por ello estas fichas sirven principalmente para mantener el orden antes, durante y después de la presentación, permitiendo que todo se lleve a cabo de la manera en que estaba planificado y que la conferencia sea un éxito.

La ficha de conferencia también está disponible para los asistentes a la conferencia. De modo que sirve además para que los oyentes sepan detalles como la hora, el tema y quién estará a cargo de dar la información durante la presentación.

Mirar la ficha de conferencia permite saber con anticipación si dicha conferencia es realmente de su interés y evita que la persona pierda el tiempo en algo que no le proporciona ningún beneficio.

Ficha de conferencia: ¿Qué datos incluye?

Las fichas de conferencias contienen datos específicos y con mucho detalle sobre la conferencia, congreso o foro que se llevará a cabo. Por ello en ellas se encuentran la siguiente información:

  • Tema de la conferencia: se trata de aquello que se va a tratar durante la conferencia.
  • Título del ciclo de conferencias: esto se coloca cuando es un ciclo de varias conferencias en un mismo día donde están relacionadas a un mismo tema.
  • Nombre del conferencista: es el nombre de la persona encargada de hacer la presentación y brindarles la información a los asistentes. En caso de que sean varios los conferencistas, se debe realizar una ficha de conferencia por cada uno de ellos, sin subrayar. En algunos casos, cuando son varios los conferencistas dentro de una misma ponencia se pueden citar uno por uno y sus nombres van separados con comas.
  • Título de la conferencia o ponencia: el nombre o título que lleva la conferencia, no debe colocarse entre comillas.
  • Nombre de los comentaristas: no todas las conferencias tienen comentaristas, pero si los hay, se colocan sus nombres en la misma línea separados con comas.
  • Fecha de la conferencia: se coloca el día, el mes y el año en curso donde se llevará a cabo la conferencia. Esto ayuda a llevar un registro de conferencias pasadas y recordar cuándo se llevaron a cabo ponencias con la misma temática, evitando realizar conferencias repetitivas.
  • Lugar de la conferencia: se escribe la dirección donde se llevará a cabo la conferencia, con detalles como ciudad, calle, edificio y sala, para que los invitados lleguen puntualmente al sitio correcto.
  • Hora: se debe colocar la hora de inicio de la conferencia, esto ayuda a preparar tanto al ponente como a los asistentes.
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Ficha de conferencia: Datos adicionales

Adicionalmente se agregan datos a la ficha de conferencia una vez que la misma termina, como:

  • Temas tratados: permite recordar con mayor facilidad los temas que se trataron durante la conferencia.
  • Resumen general: es un espacio que permite colocar el resumen de todo lo que se aprende durante la conferencia.
  • Notas: se deja un espacio libre para que los asistentes tomen notas durante la presentación y puedan elaborar preguntas una vez que el conferencista culmine.

Estos datos en conjunto permiten elaborar una ficha de conferencia completa y muy útil tanto para los organizadores como para los asistentes.

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